Depuis les confinements et la généralisation du télétravail, il semble y avoir une perte d'efficacité des réunions : trop de personnes invitées, pas assez de décisions,....
Demandons nous toujours si chaque personne de la réunion a une valeur ajoutée:
- directe: consultation, décision immédiate;
- indirecte: information.
Dans ce second cas, il y a moins d'intérêt à l'inviter au meeting, un compte-rendu de la réunion pourra suffire et elle gagnera en productivité. C'est à la personne qui génère la réunion de faire un pré-filtrage basé sur un RACI par exemple. Cela permettra d'aider ses collègues à optimiser leur propre agenda. Pour les personnes qui sont dans les contributions directes et donc nécessaires et invitées à la réunion, il est important de les "briefer" en amont (au moins 24h) en leur envoyant la documentation support pour que tout le monde arrive avec suffisamment d'informations.
Evidemment, la prise de connaissance en amont du meeting est clé pour l'efficacité et ne doit pas être négligée par les "invités".
Moins de réunions mais plus de préparations à celles-ci optimisera les échanges et facilitera les prises de décisions.